Com o surgimento da possibilidade da escrituração fiscal e contábil na forma eletrônica, mais o acréscimo constante da carga e a complexidade tributária o resultado foi uma maior atuação e autuação do fisco decorrente do cruzamento de arquivos eletrônicos. Por sua vez o ambiente corporativo privado e o mercado de negócios em tecnologia diante da ameaça reagiu com o desenvolvimento de inúmeros tipos de ferramentas eletrônicas com inteligência artificial que executam auditorias fiscais através do cruzamento dos próprios arquivos digitais fiscais internos da empresa.

Essas ferramentas eletrônicas evoluem na sua inteligência e capacidade de processamento desde a década de 90 e sua principal finalidade é, após o cruzamento das informações fiscais geradas e recebidas eletronicamente pela própria empresa, produzir diversos tipos de relatórios aos administradores indicando antecipadamente os eventuais erros e omissões nas informações fiscais eletrônicas processadas, que depois de saneadas serão objeto de transmissão ao fisco. O resultado desse trabalho é formidável, pois em síntese, evita o recolhimento a maior de tributos para a empresa e minimiza o eventual risco de autuação fiscal, já que a empresa poderá efetuar, quando possível, correções prévias sobre procedimentos detectados como irregulares.

Que a maioria das ferramentas desenvolvidas pelo mercado são de ótima qualidade isso é indiscutível, assim como o fato de que elas colaboram cada vez mais para oferecer um maior grau de segurança quanto ao cumprimento das obrigações fiscais acessórias e principal relativas aos tributos. Porém, merece destaque a recomendação de cautela com o resultado do trabalho dessas ferramentas uma vez que um dos pontos fracos delas é a limitação de visão já que seu foco é exclusivo às informações fiscais eletrônicas internas e muitas dessas ferramentas não cruzam sequer as informações fiscais com as contábeis ou mesmo com os controles internos.

É fundamental que a abrangência das investigações dessas ferramentas alcance não somente os registros fiscais, mas também as informações das demais áreas da empresa, desde estoques, contas a pagar, custos, contabilidade, folha de pagamento, imobilizado, administração, produção, vendas, tesouraria e contas a receber de modo que o resultado da integração das informações de todas as áreas estejam em plena conformidade legal com os documentos e livros fiscais e contábeis.

Mais, que no futuro essas ferramentas sejam capazes de interagir com as diversas legislações tributárias, contábeis e regulatórias examinando, registrando e relatando a conformidade das atividades desenvolvidas dentro do ambiente empresarial e no momento em que elas estejam ocorrendo.

Com o cenário acima, principalmente, em relação as limitações das ferramentas de auditoria informatizada é prudente não menosprezar a atual capacidade de verificação do fisco. Isso ocorrendo pode significar um elevado risco para a entidade, pois é fato comum na verificação pela fiscalização tributária de um simples expediente, como por exemplo a confirmação de pagamento de uma fatura e detectar inconsistência de informações entre as escriturações fiscal e contábil. Isso ocorrendo, o que seria uma simples e rápida verificação fiscal pode se transformar em uma auditoria para as demonstrações e escriturações contábeis dos últimos cinco anos. Essa condição pode levar à descoberta de outras situações sujeitas a autuações, apesar de não serem relacionadas ao objeto inicial do simples expediente.

A escrituração fiscal é parte integrante da escrituração contábil, por isso é oportuno destacar que hoje o fisco não se preocupa em identificar irregularidades somente no imposto destacado, mas também com o pago, o declarado, o recolhido, com a natureza das operações, com o movimento físico de mercadorias e produtos, com o movimento financeiro e, não menos importante, com a ocorrência de inadimplência fraudulenta por meio da escrituração contábil.

Nesse sentido, sem menosprezar o potencial da utilização das ferramentas corporativas privadas de auditoria fiscal informatizada é importante estar ciente das suas limitações, quando colocadas diante do gigantesco repositório de arquivos digitais alimentado por inúmeras fontes (cartão de crédito/débito, cartórios, pedágios, sistema SPED, câmeras OCRs, Brasil ID, Codif, Recopi, contas de energia e telefone, e outras) e o arsenal poderoso de ferramentas tecnológicas, entre outras, como o “Data Mining” e o “Data Warehouse (DW)” colocados à disposição da administração tributária.

O caminho para minimizar os riscos fiscais frente as limitações das ferramentas corporativas privadas de auditoria fiscal informatizada é aprimorar constantemente os controles internos e desenvolver permanentemente a gestão do conhecimento tributário, principalmente no momento de compreender, interpretar e aplicar a legislação tributária, a exemplo da utilização dos termos técnicos tipo o que é um imposto destacado, pago, declarado ou recolhido. As ferramentas automatizadas ainda não conseguem distinguir por exemplo a diferença entre os termos técnicos e isso é importante, pois pode significar o eventual desembolso ou não para o pagamento de um auto de infração.